Sebagai salah satu sarana komunikasi yang sangat populer saat ini, email merupakan sebuah salah satu alat yang cepat, mudah dan murah. Secara umum skema dan sistematika penulisannya masih sama dalam chat, hanya saja dalam email bentuknya bisa jauh lebih luas dan fleksibel.
1. Beri Subjek yang singkat dan jelas
Pastikan judul email berisi maksud dan tujuan email tersebut. Misalnya: “Draft proposal proyek A” atau “Lamaran untuk posisi sales”. Judul yang jelas membuat penerima email bisa dengan cepat merespon email Anda.
2. Pakai alamat email yang profesional
Jika Anda bekerja di sebuah perusahaan, pakailah email resmi kantor. Jika email dikirim dengan email pribadi, pastikan email anda terkesan resmi. Jangan pakai email sisa-sisa masa alay, seperti anicute@ atau kucingarong@. Perhatikan juga nama yang akan muncul di kolom pengirim email.
3. Pembuka
Anggap email seperti percakapan langsung dengan seseorang. Saat bertemu, Anda pasti mengucapkan salam, misalnya, dengan menuliskan “Hai Andi,”. Akhiri email dengan salam penutup, misalnya “Dengan hormat,” atau “Salam,” dan diakhiri dengan nama. Anda boleh menggunakan nama panggilan jika sudah sering berbalas email dengan orang yang dituju. Namun jika Anda baru kenal, pakai nama lengkap.
4. Huruf besar dan tanda baca
Kalimat dengan huruf kapital sama dengan berteriak di dunia nyata. Jangan pernah menulis email dengan huruf kapital seluruhnya. Selain itu, kangan royal menggunakan tanda seru, atau Anda akan mendapat kesan emosional. Cukup sekali tanda seru di akhir kalimat, jika benar-benar perlu.
5. Identitas Pengirim
Pastikan menuliskan indentitas kita sebagai pengirim, karena bisa jadi email yang masuk dengan nama dan instansi yang sama tertumpuk di inboxnya, identitas bisa memudahkan kita dikenali oleh si penerima email.
6. File Kirim
Jika kita melampirkan file yang akan dikirimkan, pastikan file tersebut berfungsi dengan baik, pada format yang umum dan ukuran yang tidak terlalu besar, dan pastikan lagi bahwa file tersebut sudah masuk pada email yang akan kita kirimkan, banyak saya temukan bahkan saya sendiri juga pernah beberapa kali mengirimkan email tanpa lampiran yang dimaksud.
7. Penutup
Gunakan kalimat penutup sebagai akhir tanda komunikasi kita, seperti "Atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih."
8. Cek dan Ricek Kembali
Baca kembali email sebelum dikirim untuk menghindari salah eja, salah konteks, maupun salah tujuan. Apalagi untuk email yang bersifat penting dan rahasia.
Berikut contoh pengiriman email yang baik dan benar :
Yth Ibu/Bapak Peneliti
Sehubungan dengan berlangsungnya kegiatan penelitian yang dilakukan oleh Ibu/Bapak di lingkungan Universitas Terbuka, dimana dalam proses pengumpulan data memerlukan surat tugas, untuk itu dimohon menginput di aplikasi surat tugas yang ada di SIMPEN. (lihat Tutorial pembuatan Surat Tugas di http://simpen.lppm.ut.ac.id/sp-dinas/spd/index.php/front/disp/tutorial)
Setelah surat tugas di input di aplikasi, file tersebut segera di download dan dikirimkan langsung untuk dimintakan tanda tangan Ketua Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Salam,
Sekretariat LPPM,
